| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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Recibir solicitudes de la comunidad mediante oficio o correo electrónico, para que se brinde formación a un colectivo determinado. |
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• AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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Oficio o correo electrónico de solicitud |
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La auxiliar administrativa o quien recepcione las solicitudes, las entrega a la secretaria de despacho, para que sea quien delegue la capacitación en el funcionario pertinente teniendo en cuenta competencias y funciones. |
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Informar La asignación de la capacitación |
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Verbalmente o por correo electrónico - opcional |
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La secretaria de despacho mediante correo electrónico envía la información necesaria al profesional delegado para que prepare el proceso de formación, teniendo en cuenta el procedimiento establecido para esta actividad. |
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Planear la capacitación partiendo de la necesidad referida en la solicitud |
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Elaborar propuesta escrita con plan de capacitación |
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El funcionario delegado debe realizar la planeación por escrito con los respectivos anexos, entre ellos: referentes conceptuales, materiales elaborados y otras producciones; documentos que entregará y/o revisará con la jefe de Oficina líder del tema.
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Recibir y consolidar el Plan de formación para la respectiva revisión y socialización de observaciones |
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• JEFE DE OFICINA DESIGNADO
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Entregar plan de formación escrito con las indicaciones correspondientes |
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El jefe de Oficina designado será quien entregará de forma personal las observaciones sobre la planeación de la capacitación al profesional delegado, dará explicaciones y guiará las acciones a seguir para el logro de los objetivos definidos por el solicitante de la capacitación. |
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Aprobar el Plan de capacitación |
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El funcionario delegado para dar la capacitación realizará los ajustes necesarios. Posteriormente socializara y presentara a la secretaria de despacho para ajustes y aprobación. Luego el jefe de oficina designado procederá a la consecución de recursos físicos, técnicos y materiales para ejecutar la formación.
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Correo electrónico opcional |
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El funcionario delegado realizará contacto con el solicitante de la capacitación, ello mediante llamada telefónica, visita o correo electrónico para la confirmación de la capacitación. |
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Realizar la capacitación solicitada |
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Informe, con Lista de asistencia y evidencia fotográfica |
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El funcionario designado acudirá al sitio de la capacitación 15 minutos antes de la hora convenida, revisará el sitio y entregará la asistencia; posteriormente dará la capacitación siguiendo los pasos establecidos en la propuesta escrita. |
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Realizar evaluación y observaciones a la capacitación |
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Realizar informe de evaluación |
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La funcionaria delegada debe hacer observaciones y una evaluación en la propuesta escrita, posteriormente entregará esta información y la lista de asistencia a la auxiliar administrativa delegada para custodiar los documentos de las Capacitaciones. |
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Verificar y retroalimentar el cumplimiento de los requisitos de la capacitación. |
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• JEFE DE OFICINA DESIGNADO
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Acta de Reunión General, con listado de asistencia y evidencia fotográfica adjuntos.
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La jefe de Oficina designada revisará la carpeta que contiene la información para verificar el cumplimiento de cada uno de los requisitos, emitirá concepto y socializará resultados en reunión con el equipo de trabajo. |
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